Procedura przyjmownia i rozpatrywania skarg i wniosków

Szkoły Podstawowej nr 3 w Świętochłowicach

Rozdział I

Przyjmowanie skarg i wniosków

1. Wnoszący skargi i wnioski przyjmowani są przez

                         Dyrektora szkoły - codziennie w godzinach od 8:30 do 9:50

2. Skargi i wnioski moga być wnoszone:

   -  pisemnie

   -  telegraficznie lub za pomocą dalekopisu

   -  telefaksem

   -  pocztą elektroniczną

   -  ustnie do protokołu wg wzoru - ( zał. nr 1)

3. Pracownik przyjmujący skargę/wniosek potwierdza złożenie skargi/ wniosku, jeżeli zażąda tego wnoszący.

4. Pracownik przyjmujący skargę/wniosek niezwłocznie przekazuje ją Dyrektorowi szkoły. 

Rozdział II

Kwalifikacja i rejestracja skarg i wniosków

1. Kwalifikowania spraw /skarg i wniosków/ dokonuje Dyrektor szkoły.

2. Sprawa zakwalifikowana przez Dyrektora szkoly, jako skarga lub wniosek, wpisana jest do rejestru skarg i wniosków.

3. Skargę/wniosek nienależącą do kompetencji szkoły należy zarejestrować, a następnie przesłać ją zgodnie z właściwością, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego albo też zwrócić mu sprawę wskazując właściwy organ. Kopię skargi/wniosku i pism szkoły przechowuje się w dokumentacji.

4. Skargę/wniosek dotyczącą kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, należy zarejestrować, następnie przesłać kopię skargi/wniosku właściwym organom, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego. Kopię skargi/wniosku i pism szkoły przechowuje się w dokumentacji.

5. Skarga/wmiosek niezawierająca imienia i nazwiska /nazwy/ oraz adresu wnoszącego - anonim - po dokonaniu rejestracji pozostaje bez rozpoznania. Informacje zawarte w skardze/wmiosku można wykorzystać w ramach pełnionego nadzoru.

6. Skargi i wnioski przekazane przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne oraz organizacje społeczne podlegają rozpatrzeniu i załatwieniu w takim samym trybie, jak skargi i wnioski osób fizycznych lub prawnych.

7. Imiennej dekretacji skargi/wniosku wpływającej do szkoły dokonuje Dyrektor szkoły. Skarga dotycząca określonej osoby nie może być przekazana do rozpatrzenia tej osobie ani osobie, wobec której pozostaje ona w stosunku nadrzędności służbowej.

8. Pracownik prowadzący rejestr skarg i wniosków rejestruje je poprzez odręczne wpisanie na obwolucie skargi/wniosku numeru, obowiązującego w dokumentacji skargi/wniosku skladającego się z:

        a) symbolu szkoły

        b) inicjałów osoby wyznaczonej do ich rozpoznania

        c) symbolu klasyfikacyjnego jednolitego wykazu akt

        d) kolejnego numeru z rejestru

        e) dwóch ostatnich cyfr danego roku kalendarzowego

    Ponadto wpisuje termin ich załatwienia oraz nadzoruje terminowość załatwiania skarg  i wniosków.

9. Rejestr skarg i wniosków uwzględnia następujące rubryki (zał. nr 3):

        - liczba porządkowa

        - data wpływu skargi/wniosku

        - data rejestrowania skargi/wniosku

        - adres osoby lub instytucji wnoszącej skargę/wniosek

        - treść (krótka) skargi/wniosku

        - termin załatwienia skargi/wniosku

        - imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie skargi/wniosku

        - datę załatwienia skargi/wniosku

        - informacja (krótka) o sposobie załatwienia skargi/wniosku

        - informację o terminie realizacji wydanych zaleceń - jeśli takie wydano

10.Do rejestru nie wpisuje się skarg i wniosków skierowanych do innych organów i przesłanych do wiadomości szkoły.

Rozdział III

Rozpatrywanie skarg i wniosków

1. Pracownik upoważniony do załatwienia skargi/wniosku winien postępować według wskazówek zamieszczonych w zał. 4.

2. Z wyjaśnienia skargi/ wniosku, należy sporządzić dokumentację zawierającą:

      - oryginał skargi/wniosku

      - notatkę służbową informującą o sposobie załatwienia skargi/wniosku i wynikach postępowania wyjaśniającego - (zał. nr 5)

      - materiały pomocnicze zebrane w trakcie wyjaśniania skargi/wniosku (oświadczenia, opinie, kserokopie dokumentów, wyciągi)

      - wyczerpującą odpowiedź do wnoszącego, informującą o sposobie rozstrzygania sprawy wraz z urzędowo potwierdzonym jej wysłaniem

      - pismo z wydanymi zaleceniami - jeśli wymaga tego sprawa

3. Odpowiedź do wnoszącego winna zawierać:

      - oznaczenie organu, od którego pochodzi

      - wyczerpującą informację o sposobie załatwienia sprawy z odniesieniem się do wszystkich zarzutów/wniosków zawartych w skardze/wniosku

      - faktyczne i prawne (z podaniem podstawy prawnej) uzasadnienie, jeżeli skarga/wniosek została załatwiona odmownie

      - imię i nazwisko, podpis i stanowisko osoby upoważnionej do załatwienia skargi

4. Pismo z odpowiedzią do wnoszącego skargę/wniosek, przed jego wysłaniem parafuje Dyrektor szkoły.

5. Pełną dokumentację, po zakończeniu sprawy, pracownik rozpatrujący skargę/wniosek składa osobiście u pracownika rejestrujacego skargi/wnioski - nie później niż w ciągu 7 dni po upływie terminu jej załatwienia, potwierdzając ten fakt własnoręcznym podpisem w rejestrze skarg i wniosków. Na obwolucie skargi/wniosku, na której zamieszcza się spis dokumentów zgromadzonych w trakcie załatwiania skargi/wniosku, powinien znajdować się również podpis pracownika rozpatrujący skargę/wniosek.

6. Za jakość i prawidłowe załatwienie skargi/wniosku odpowiada pracownik, na którego dekretowano skargę/wniosek.

7. Kontrolę nad realizacją rozpatrywania skarg i wniosków sprawuje Dyrektor szkoły. Dyrektor szkoły dwa razy w roku dokonuje analizy wpływających do szkoły skarg iwniosków a jej wyniki przekazuje Radzie Pedagogicznej i uwzględnia je w działaniach na rzecz poprawy jakości pracy szkoły.

Rozdział IV

Terminy rozpatrywania skarg i wniosków

-  do 14-tu dni, gdy skargę/wniosek wnosi poseł Sejmu, senator lub radny

-  do 1-go miesiąca, gdy wszczyna się postępowanie wyjaśniające

-  do 2-ch miesięcy, gdy skarga/wniosek jest szczególnie skomplikowana

-  do 7 dni należy:

     a) przesłać skargę/wniosek do właściwego organu z powiadomieniem wnoszącego lub zwrócić ją wnoszącemu ze wskazaniem właściwego organu, jeżeli skarga/wniosek została skierowana do niewłaściwego organu

     b) przesłać skargę/wniosek do wnoszącego z odpowiednim wyjaśnieniem, jeżeli trudno jest ustalić właściwy organ lub, gdy właściwy w sprawie jest organ wymiaru sprawiedliwości

     c) przesłać odpisy skargi/wniosku do właściwych organów, z powiadomieniem wnoszącego, jeżeli sprawy w nich poruszone dotyczą różnych organów

     d) przesłać informację do wnoszącego o przesunięciu terminu załatwienia skargi/wniosku z podaniem powodów tego przesunięcia - jeżeli nie ma możliwości ich załatwienia w określonym terminie

     e) zwrócić się z prośbą do osoby wnoszącej o przesłanie dodatkowych informacji dotyczących skargi/wniosku

     f) udzielić odpowiedzi w przypadku ponowienia skargi/wniosku, w której brak jest wskazania nowych okoliczności sprawy